Xentra

Xentra: Das moderne Ferienvermietungs-PMS – neu gedacht, deutsch gebaut

Xentra gehört zu den spannendsten neuen Property-Management-Systemen im deutschsprachigen Raum. Für viele Gastgeber ist es eine echte Alternative zu bestehenden PMS-Systemen wie Hospitable oder Lodgify, aber das erzählt nur die halbe Geschichte.

Wer möchte, betreibt Xentra eigenständig als All-in-One-Plattform. Wer sein bestehendes PMS behalten will, nutzt Xentra komplementär und schaltet gezielt die Module dazu, die im Alltag am meisten Zeit stehlen: Online-Check-in mit Meldeschein und Kurtaxe, digitale Zugangskontrolle, KI-Gästekommunikation, die eigene Direktbuchungswebsite oder die automatisierte Buchhaltung.

Gastgeber auf der Plattform verwalten inzwischen über 5.000 Einheiten. Xentras eigene Positionierung bringt es auf den Punkt: „Buchungen, Kanäle, Gäste, Zahlungen und Abläufe – alles in einer modernen, KI-gestützten Plattform für Ferienvermieter und Property Manager."

Warum wir Xentra bei HostCircle vorstellen

Jeder professionelle Gastgeber kennt das Bild: Buchungen laufen über drei bis vier Kanäle rein, Gästenachrichten verteilen sich auf fünf Apps, Rechnungen müssen manuell gebaut werden oder man bindet Tools wie BnBills an, Meldescheine liegen halbfertig im Ordner, der Reinigungsplan hängt an einer WhatsApp-Gruppe – und beim Check-in klingelt das Handy, weil ein Gast den Zugangscode nicht findet.

Xentra vereinheitlicht diese zerfaserten Prozesse in einer Oberfläche, mit KI im Rücken, und mit einer Automatisierungstiefe, die im deutschen Kurzzeitvermietungsmarkt 2026 noch selten ist. Genau deshalb gehört es aus unserer Sicht in die Friends-of-HostCircle-Auswahl.

Channel Management: alle Buchungskanäle in Echtzeit synchron

Xentra synchronisiert Booking.com, Airbnb, Vrbo, Expedia und die eigene Direktbuchungsseite über bidirektionale Sub-Minuten-Synchronisation. Konkret heißt das: eine zentrale Preisliste, ein Kalender, ein Posteingang. Kanalspezifische Preisanpassungen sind trotzdem möglich, Doppelbuchungen technisch ausgeschlossen. Wer schon mal in einem Booking-Extranet gegen ein Airbnb-Dashboard gearbeitet hat, weiß, wie viel Kopfschmerzen dieser eine Punkt spart. Für tiefergehendes Revenue Management lässt sich zusätzlich PriceLabs anbinden – Xentra passt automatisch die kanalspezifischen Preise an.

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Und für alle, die sich fragen, ob sie ihr bestehendes System deshalb komplett wechseln müssen: nein. Xentra läuft komplementär mit Hostaway, Lodgify und weiteren PMS. In diesem Setup übernimmt Xentra ausschließlich die Module, die im aktuellen System schwach abgebildet sind → meist Online-Check-in, Zugangskontrolle oder die Direktbuchungswebsite.

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PMS

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Der Online-Check-in

Xentra bewirbt seinen Online-Check-in als „wahrscheinlich den ausgereiftesten am Markt". Das ist eine selbstbewusste Aussage, aber wenn man den Flow einmal durchläuft, ist sie schwer zu widerlegen. In acht nahtlosen Schritten erledigt der Gast "von der Couch aus" alles, was sonst am Anreisetag Reibung erzeugt: automatisierte Meldescheine nach den Vorgaben des jeweiligen Bundeslandes (rechtliche Compliance in über 15 Ländern), automatische Kurtaxe-Berechnung nach Standort und Aufenthaltsdauer, Identitätsprüfung, digitale Unterschrift.. und das alles verpackt in einem einzigen Checkout-Warenkorb, der Steuern, Extras und Kautionen zusammenfasst.

Der spannende Nebeneffekt: dieser eine Warenkorb wird zur Upselling-Fläche. Xentra bietet Cross-Selling für Flughafentransfer, späten Check-out oder lokale Erlebnisse an, und Services „auf Anfrage" lassen sich flexibel einbinden. Meldedaten laufen automatisiert an AVS, Feratel, Tramino oder Chekin und wird damit zu einer echten Alternative zu ChargeAutomation. Und weil Schriften, Farben, Bilder und URL vollständig anpassbar sind, sieht der Gast am Ende deinen eigenen Markenauftritt.

Zugangskontrolle: Gäste kommen rein, Schlüssel bleiben draußen

Beim Thema Smart Locks unterstützt Xentra über 50 Marken: von Nuki über Ring und YALE bis Igloohome und Salto. Der Clou bei Nuki: Xentra bietet die vollständige Steuerung ohne separates Nuki-Abonnement, was in vielen Setups mehrere hundert Euro pro Jahr spart (diesen Vorteil hatten wir bereits bei ILOCA genannt). Das System generiert zeitlich exakt an die Buchung gebundene Zugangscodes, die beim Check-in aktiviert und beim Check-out automatisch deaktiviert werden. Ausgeliefert werden sie per SMS, E-Mail oder WhatsApp.

Für Property Manager mit fremden Objekten ist das vollständige Audit-Protokoll jeder Türöffnung ein wichtiges Sicherheitsargument gegenüber Eigentümern. Gäste finden über das Xentra-Portal alles an einem Ort: Ein-Tipp-Entriegelung, Wegbeschreibung, WLAN-Zugang. Wer Ring-Türklingeln im Objekt hat, kann sogar „Ring to Open" nutzen – Gäste öffnen sich per App die Haustür einer Wohnanlage.

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KI-Kommunikation, die im Alltag tatsächlich hilft

Wenn ein Gast um 23:47 Uhr fragt, wie das Router-Passwort heißt oder wo die nächste Apotheke ist, antwortet Xentras KI-Nachrichten-Bot automatisch, in der Sprache des Gasts und in Sekunden – und zwar in über 20 Sprachen. Was das Ganze funktioniert, ist der einheitliche Posteingang darunter: jede Nachricht aus Airbnb, Booking, WhatsApp, SMS oder E-Mail läuft an einem Ort auf, und aus einer Oberfläche antwortest du (oder die KI) zurück auf dem Kanal, auf dem der Gast geschrieben hat. Wer bislang WhatsGuest für die WhatsApp-Automatisierung nutzt, findet in Xentra eine All-in-One-Alternative unter einem Dach.

Automatisierte Bewertungsanfragen laufen zeitlich passend zum Aufenthalt, und für sensiblere Momente – etwa nach Beschwerden – legst du fest, dass ein Mensch übernimmt statt der Bot. Für viele Vermieter ist genau das der Punkt, an dem Automatisierung nicht mehr nach Automatisierung schmeckt.

Die eigene Buchungswebsite – ohne 15–18 % OTA-Provision

Im HostCircle sprechen wir viel über das Thema "Direktbuchungen". Wir haben sogar monatliche Sessions mit dem HostCircle-Founder Anthony Wood, der als Experte in diesem Bereich seine Erfahrungen und Strategien mit der Community teilt.

Xentra unterstützt dabei, indem es dir eine vollständig gebrandete Buchungswebsite mit eigener Domain, angepasstem Design, Kalenderansicht pro Einheit, integrierter Zahlungsabwicklung und mehrsprachiger Ausspielung für internationale Gäste liefert.

Trustindex-Bewertungen und andere Drittanbieter-Skripte lassen sich per Copy-Paste einbetten, eine Kartenansicht mit Objektstandorten und Preisen ist Teil des Systems.

Wer bislang seine Direktbuchungen über die Widgets seines bestehenden PMS oder externe Website-Baukästen abgewickelt hat, spart hier einen ganzen Tech-Stack und die 15–18 % OTA-Provision landet stattdessen im eigenen Portemonnaie. Für kleinere Betriebe ist das oft der einzelne Hebel, der aus einem soliden Betrieb einen wirtschaftlich guten macht.

Buchhaltung, die (fast) alleine läuft

Xentra scannt eingehende Rechnungen mit KI und kategorisiert sie automatisch. Das ist ein Schritt, den viele Gastgeber bisher an GetMyInvoices oder BnBills ausgelagert haben. Auf der Ausgangsseite werden Gästerechnungen mit MwSt. automatisch generiert, optional direkt an Gäste versendet, mit Zahlungslinks versehen und (besonders angenehm für Booking.com-Betriebe) auch für Booking-Buchungen vollautomatisch erstellt.

Aus diesen Daten baut Xentra Echtzeit-P&L-Berichte pro Objekt, pro Monat oder für das gesamte Portfolio auf. Der Steuerexport spuckt DATEV- und CSV-Dateien aus, die dein Steuerberater direkt weiterverarbeiten kann. Wer sich in das Thema tiefer einarbeiten möchte, findet im Buchhaltungskurs für Ferienwohnungen aus unserer Friends-Auswahl das nötige Fundament. Für automatisierte Zahlungsflüsse (etwa Kaution einziehen, Schäden abrechnen) lässt sich zusätzlich ChargeAutomation anbinden.

Reinigung, Wartung und alles, was zwischen zwei Gästen passiert

Check-out löst die Reinigung aus, Check-in die Inspektion, ohne dass du morgens noch WhatsApp-Nachrichten an dein Team schreiben musst. Xentra weist Aufgaben automatisch dem richtigen Team-Mitglied zu, sendet Push-Erinnerungen und verfolgt die Erledigung mit Foto-Checklisten. Wartung wird mit Prioritätsstufen erfasst, damit dringende Fälle nicht in der Task-Liste versanden. Für Betriebe mit externen Reinigungskräften bedeutet das: die Kommunikation läuft über eine Oberfläche statt fünf, und der Fotonachweis liegt automatisch beim richtigen Objekt.

Kaution, Schutz und der Bogen zu StellarTrust

Hier wird es besonders spannend, weil Xentra ein Modul integriert, das viele HostCircle-Mitglieder bereits kennen: StellarTrust. Die Stellar-Trust-Funktionalität: digitale Kaution, Damage Waiver und Gastschadenversicherung, ist als Modul in Xentra eingebaut. Du kannst Xentra also so nutzen wie Stellar Trust vorher, mit denselben Verbesserungen beim Online-Check-in, oder darüber hinaus alle weiteren Xentra-Funktionen dazuschalten. Der modulare Aufbau bleibt kostenneutral: die Preisstruktur ist von der Nutzungstiefe unabhängig.

Insgesamt bietet Xentra vier frei kombinierbare Schutzmodelle: eine digitale Sicherheitskaution per automatischer Vorautorisierung (kein Bargeld, kein Streit), eine Schadensgebühr („Damage Waiver") pro Aufenthalt oder pro Nacht, eine integrierte Schadensmeldung mit Fotonachweis, und die Gastschadenversicherung in Kooperation mit Cleos Welt (Uelzener Versicherungsverbund) – ab 99,99 € pro Jahr oder 3,49 € pro Nacht und Objekt.

Für Property Manager mit fremden Objekten ist das ein starkes Verkaufsargument gegenüber Eigentümern. Wer sich zusätzlich in das Thema Absicherung vertiefen will, findet in FeWo Absicherung weiterführende Beratung.

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CRM, KI-Assistent und Analysen – die Extras, die den Alltag verändern

Das Gäste-CRM behandelt jeden Gast als Person, nicht als Reservierungsnummer: reichhaltige Profile mit Lifetime Value, vollständige Kommunikationshistorie über alle Kanäle, intelligente Segmente wie VIP, Wiederholungsbucher oder hochwertige Gäste, plus die Möglichkeit, sie direkt per E-Mail, SMS oder WhatsApp anzusprechen. Genau das ist die Basis für eine echte Direktbuchungsstrategie: aus einem Airbnb-Gast einen wiederkehrenden Direktgast zu machen.

Der KI-Assistent kannst du fragen: „Wie war meine Auslastung in Berlin letztes Quartal?" und liefert die Antwort in Sekunden. Er entwirft Nachrichten, scannt Rechnungen, schlägt Automatisierungen basierend auf deinen Mustern vor und deckt Performance-Insights auf, die man in Standard-Dashboards leicht übersieht. Ergänzend gibt es klassische Analytics: GuV-Berichte pro Objekt, Monat oder Portfolio, Auslastungs- und ADR-Trends mit visuellen Dashboards, Kostenverfolgung mit KI-Kategorisierung.

Für wen Xentra gemacht ist

Xentra richtet sich an Ferienwohnungsbesitzer, Property Manager und Agenturen, die ihren operativen Alltag radikal effizienter gestalten wollen. Die Bandbreite der Bestandskunden zeigt gut, wer davon profitiert: von Einzelgastgebern mit zwei oder drei Objekten bis zu Agenturen mit 700 Einheiten reicht das Spektrum. Besonders stark ist der Business Case, wenn Betriebe täglich Zeit an manuellen Prozessen verlieren, die längst automatisiert sein könnten oder wenn ein einzelnes Feature (Rechnungserstellung, digitale Kaution, KI-Bot) einen Engpass löst, der bisher tatsächlich Geld gekostet hat.

Integrationen: Xentra spielt mit deinem Stack

Xentra ist offen gebaut. Auf der Kanalseite laufen Booking.com, Airbnb, Vrbo und Expedia bidirektional; auf der PMS-Seite besteht Anschluss an neun weitere Systeme inklusive Hostaway, Beds24, OCtorate, Hostfully und Lodgify. Smart Locks werden über die bereits erwähnten 50+ Marken abgedeckt (Nuki, Ring, Igloohome, Salto, YALE und weitere). Bei Zahlungsabwicklung setzt Xentra auf Stripe, für Pricing auf PriceLabs, für Meldedaten auf AVS, Feratel, Tramino und Chekin, für Nachrichten auf Twilio (WhatsApp und SMS). Infrastrukturell läuft das Ganze auf Google Cloud, und eine Open API steht für eigene Erweiterungen zur Verfügung.

Das Team hinter Xentra

Xentra wird von Philipp Reuter geführt, einem Gründer mit langer Historie in der deutschen Kurzzeitvermietungs-Software-Branche. Genau diese Erfahrung erklärt, warum Xentra so viele Detailprobleme adressiert, die andere PMS-Systeme nicht auf dem Schirm haben: automatisierte Kurtaxe-Berechnung, Meldescheine nach lokalem Recht, integrierte Kautionsmodelle, Gastschadenversicherung über den Uelzener Verbund. Das ist kein Copy-Paste-PMS aus dem Silicon Valley, sondern ein System, das aus einer sehr konkreten Kenntnis der deutschen Ferienvermietung entstanden ist. Und ja, dass Philipp früher tief im deutschen Markt aktiv war, hilft heute jedem, der eine ernsthafte moderne PMS-Alternative sucht und dabei nicht in ein englischsprachiges Enterprise-Tool wechseln möchte.

Der Deal für HostCircle-Mitglieder

Philipp hat für HostCircle ein eigenes Paket geschnürt. Statt eines generischen Rabattcodes wird der Deal über einen persönlichen Termin freigeschaltet. Konkret ein 15- bis 30-minütiges Intro-Gespräch, in dem Philipp oder Co-Gründer Leander dir Xentra live zeigen und gemeinsam mit dir prüfen, ob es zu deinem Setup passt. Aus diesem Termin heraus schalten sie drei Dinge frei: 14 Tage verlängerte, unverbindliche Testphase, 30 Minuten persönliches Onboarding und 10 % Rabatt auf den Monatstarif.

Nutze dazu den Deal-Button unten auf dieser Seite.