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Rechnungen für Airbnb-Buchungen automatisieren – ohne Screenshots und Excel

Warum Rechnungsstellung für Gastgeber oft zum Problem wird

Viele Gastgeber starten mit einfachen Lösungen: Screenshots aus Airbnb, manuelle Notizen oder eine Sammelübersicht für den Steuerberater. In der Praxis wird schnell klar, dass das mit zunehmender Anzahl an Buchungen nicht mehr zuverlässig funktioniert. Spätestens bei der Umsatzsteuervoranmeldung oder einer Rückfrage vom Steuerberater entsteht Unsicherheit: Sind alle Einnahmen korrekt belegt? Stimmen Steuersätze und Beträge?

Genau hier setzt BNBills an. Das Tool wurde aus der Perspektive eines aktiven Gastgebers entwickelt, der selbst mit manueller Rechnungsstellung, unklaren Belegen und hohem Zeitaufwand konfrontiert war.

Wie BNBills im Alltag funktioniert

Der Kern von BNBills ist ein automatisierter Workflow:
Für alle aktivierten Apartments werden einmal täglich Rechnungen für abgereiste Buchungen erstellt. Diese Rechnungen werden direkt in Lexware Office angelegt und verbucht. Gastgeber müssen weder Rechnungen manuell schreiben noch Belege hochladen.

Für Geschäftsreisende oder Gäste, die eine Rechnung mit Firmenadresse benötigen, gibt es einen zweiten Ablauf. Der Gast erhält einen Link zu einem Online-Formular, trägt seine Rechnungsdaten ein und bekommt die Rechnung automatisch zugeschickt. Auch diese wird korrekt im Buchhaltungssystem verbucht.

Transparenz statt Blackbox

Im Gastgeberportal behalten Nutzer jederzeit den Überblick. Dort ist sichtbar:

• für welche Buchungen Rechnungen erstellt wurden
• ob Buchungen storniert wurden
• ob Rechnungsdaten vom Gast ergänzt wurden
• ob eine Rechnung bereits an den Gast versendet wurde

Gerade bei Stornierungen ist das relevant. Wird eine Buchung nach Rechnungserstellung storniert oder der Preis angepasst, erkennt das System die Änderung. Die ursprüngliche Rechnung wird storniert und eine neue Rechnung erzeugt, sodass die Einnahmen weiterhin korrekt dokumentiert sind.

Lexware-Office-Integration als zentrales Element

BNBills ist auf die Zusammenarbeit mit Lexware Office ausgelegt. Rechnungen werden nicht nur erstellt, sondern direkt dort angelegt und verbucht. Gastgeber sparen sich das manuelle Zuordnen von Zahlungen und haben ihre Umsätze strukturiert im System.

Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere Apartments betrieben werden oder regelmäßig neue Buchungen hinzukommen. Die Buchhaltung bleibt nachvollziehbar, auch wenn das Volumen wächst.

White-Label-Gastdatenformular

Das Rechnungsdatenformular für Gäste kann mit eigenem Logo versehen werden. So tritt der Gastgeber gegenüber dem Gast unter der eigenen Marke auf. Die Umsetzung erfolgt aktuell manuell durch das BNBills-Team, ist für HostCircle-Mitglieder im Rahmen des Deals aber inklusive.

Zusatznutzen: Kursblock und Onboarding

Im Rahmen des Release-Bonus erhalten neue Nutzer Zugang zu einem Online-Kursblock, der erklärt, wie Airbnb-Kommissionen korrekt in Lexware Office verbucht werden. Das hilft insbesondere Gastgebern, die ihre Buchhaltung stärker selbst kontrollieren möchten.

Zusätzlich bietet BNBills ein persönliches Onboarding an. Dabei können individuelle Fragen zu Workflows, Rechnungslogik oder typischen Fehlerquellen geklärt werden – praxisnah und ohne Sales-Fokus.

Für wen eignet sich BNBills besonders?

BNBills richtet sich an Gastgeber, die:

• regelmäßig über Airbnb vermieten
• Lexware Office nutzen oder nutzen möchten
• ihre Rechnungsstellung und Einnahmen sauber dokumentieren wollen
• weniger Zeit mit manueller Buchhaltung verbringen möchten

Gerade bei mehreren Apartments oder wachsendem Geschäft kann die Automatisierung spürbar entlasten.

Aktueller Stand und Ausblick

Derzeit werden gängige PMS-Anbindungen unterstützt, weitere Integrationen sind angekündigt. Funktionen wie Kurtaxen-Abbildung und zusätzliche Features für Upsells befinden sich auf der Roadmap und werden schrittweise umgesetzt. In der Praxis bedeutet das: Das Tool entwickelt sich weiter, bleibt aber bewusst fokussiert auf Rechnungsstellung und Buchhaltung.