ILOCA

Unterkunftsverwaltung automatisiert: wie Gastgeber täglich Zeit gewinnen

ILOCA ist ein All-in-One Property Management System, das zentrale Prozesse in der Unterkunftsverwaltung automatisiert und Gastgeber im täglichen Betrieb spürbar entlastet. Die Plattform übernimmt zahlreiche operative Aufgaben im Hintergrund, sodass mehr Zeit für das bleibt, was wirklich zählt: Gäste und das Wachstum des Betriebs.

Das eigentliche Problem: manueller Aufwand im Alltag

Das zentrale Problem, das viele Gastgeber kennen, ist der hohe manuelle Aufwand in der täglichen Verwaltung. Wiederkehrende Aufgaben wie Gästekommunikation, Buchungsabwicklung, Zutrittsverwaltung oder die Koordination von Reinigungen kosten Zeit und sind fehleranfällig. Eine Buchung geht auf Airbnb ein, muss manuell im Kalender eingetragen werden, eine Bestätigungsmail muss raus, die Reinigungskraft wird separat informiert, und am Monatsende wartet die Buchhaltung. Jeder dieser Schritte ist eine potenzielle Fehlerquelle.

Im Circle sehen wir das regelmäßig: Hosts, die mit einem Flickenteppich aus verschiedenen Tools arbeiten, verbringen mehr Zeit mit Verwaltung als mit dem eigentlichen Betrieb. Das ändert sich, sobald die zentralen Prozesse in einem System laufen.

Alle wichtigen Funktionen in einer Plattform

Besonders ist der ganzheitliche Ansatz von ILOCA: Alle wichtigen Funktionen sind in einer Plattform vereint, anstatt mehrere Einzellösungen zu kombinieren. So entsteht ein nahtloser Workflow ohne Medienbrüche, der Zeit spart und die Arbeit deutlich erleichtert.

ILOCA automatisiert die gesamte Gästereise, von der Buchung über den Check-in bis hin zur Abrechnung. Zu den zentralen Funktionen gehören:

• ein integrierter Channelmanager zur Synchronisierung aller Buchungsplattformen
• eine Online-Buchungsmaske für direkte Buchungen über die eigene Website
• eine automatisierte Gästekommunikation inklusive digitaler Gästemappe und Online Check-in
• ein digitales Reinigungs- und Aufgabenmanagement
• eine übersichtliche und automatisierte Buchhaltungs- und Abrechnungsfunktion

Channelmanager und Buchungsabwicklung

Der integrierte Channelmanager synchronisiert Verfügbarkeiten, Preise und Buchungsregeln in Echtzeit mit über 1.000 Buchungsportalen weltweit, darunter Airbnb, Booking.com, Expedia und Fewo-Direkt. Preisänderungen oder Sperrdaten müssen einmal eingetragen werden und werden automatisch auf allen angebundenen Plattformen aktualisiert. Für Hosts, die mehrere Kanäle parallel bespielen, ist das ein erheblicher Zeitgewinn und ein wirksamer Schutz vor Doppelbuchungen.

Wer aktiv Revenue Management betreibt, kann Tools wie PriceLabs, Revenue Pilot+, BeyondPricing, RoomPriceGenie oder Smartness direkt anbinden. Preisempfehlungen werden automatisch übernommen und weitergegeben, ohne dass manuell nachjustiert werden muss.

Automatisierte Gästereise und Online Check-in

Die Gästekommunikation läuft nach konfigurierbaren Regeln vollautomatisch ab. Buchungsbestätigungen, Voranreiseinformationen und Check-in-Anleitungen werden zum richtigen Zeitpunkt versandt. Gäste können sich eigenständig digital einchecken, ihre Daten vorab einpflegen und erhalten ihre Zugangsdaten direkt aufs Smartphone, ohne Schlüsselübergabe vor Ort.

Die digitale Gästemappe enthält alle relevanten Informationen zur Unterkunft, zur Umgebung und zu möglichen Zusatzleistungen. Wer sie einmal sauber eingerichtet hat, merkt schnell, wie deutlich die Rückfragen im laufenden Betrieb zurückgehen.

Für den physischen Zutritt unterstützt ILOCA mehr als 20 verschiedene Türschloss- und Schlüsselausgabesysteme, darunter NUKI, RANLOX, SALTO, KeyBoy, Masunt, SwitchBot, TTLock und KeyCafe.

Reinigungsmanagement und Aufgabenverteilung

Das digitale Reinigungs- und Aufgabenmanagement zeigt Reinigungsstatus, anstehende An- und Abreisen sowie offene Aufgaben in Echtzeit. Reinigungskräfte können Einsätze direkt im System übernehmen, den Status aktualisieren und bei Bedarf Schäden oder Fundsachen mit Foto dokumentieren. Für Hosts mit mehreren Objekten ersetzt das die Koordination über Messenger-Gruppen oder separate Listen.

Buchhaltung, Abrechnung und Zahlungsabwicklung

ILOCA erstellt für jede Buchung automatisch gesetzeskonforme Rechnungen, inklusive E-Rechnung nach deutschem Standard, versendet diese an den Gast und bereitet alle Buchungsdaten für die Buchhaltung auf. Der Export für DATEV und Lexware ist direkt im System integriert. Ein automatisiertes Mahnwesen verfolgt offene Zahlungen nach, ohne dass der Host manuell eingreifen muss.

Für die Zahlungsabwicklung sind Stripe, Unzer und PayPal direkt integriert. Meldebehörden wie AVS oder feratel lassen sich ebenfalls anbinden, ebenso wie automatisierte Heizkörpersteuerung, TV-Schnittstellen und Kommunikationssoftware. Dank der offenen API können zudem individuelle Erweiterungen umgesetzt werden.

Für wen ILOCA gut passt

ILOCA richtet sich an alle, die Unterkünfte vermieten: private Ferienvermietungen, professionelle Agenturen, Kurzzeitvermietungen, Monteurunterkünfte, Boardinghouses, Hotels, Hostels und Campingplätze. Besonders geeignet ist die Lösung für Gastgeber, die ihre Effizienz steigern möchten, und für wachsende Betriebe, die mehrere Unterkünfte zentral verwalten und Prozesse automatisieren wollen.

Im Circle beobachten wir, dass der Schritt zu einem vollständigen PMS oft der Punkt ist, an dem Hosts vom reaktiven in einen planbaren Betriebsalltag wechseln. Nicht weil die Software alles abnimmt, sondern weil ein funktionierendes System Raum schafft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

DSGVO-konform, entwickelt und gehostet in Deutschland

ILOCA wird auf deutschen Servern betrieben, ist vollständig DSGVO-konform entwickelt und bietet tägliche Backups an mehreren Standorten in Deutschland. Neue Funktionen werden automatisch und ohne Zusatzkosten eingespielt. Der deutschsprachige Support ist per E-Mail und Telefon erreichbar.