ChargeAutomation

Warum ChargeAutomation bei HostCircle so häufig thematisiert wird

ChargeAutomation ist eine Software für Hotels und Ferienwohnungen, die den Bereich Guest Journey zwischen Buchung und Anreise digital abbildet. Der Kern ist ein kontaktloser Online-Check-in, über den Gäste ihre Daten vorab übermitteln, notwendige Bestätigungen abgeben und – je nach Setup – Zahlungen sowie Zusatzleistungen direkt abschließen können. Ziel ist ein klarer, standardisierter Prozess, der für Gäste leicht verständlich ist und für Gastgeber weniger manuelle Arbeit bedeutet.

Online-Check-in & Datenabfragen:

Im Check-in-Flow können Gastgeber definieren, welche Informationen abgefragt werden sollen (z. B. Kontaktdaten, Nationalität, Adresse oder Reisezweck) und zusätzlich eigene Fragen (Custom Questions) ergänzen. Außerdem lassen sich Dokumente und Bestätigungen einbinden, etwa per E-Signature für Hausregeln oder ein Rental Agreement. Je nach Setup sind auch Verifizierungsbausteine wie ID- oder Selfie-Upload möglich, damit Gastgeber wissen, wer tatsächlich in ihrer Unterkunft übernachtet.

Auch wenn die Erhebung bestimmter Daten (z. B. bei deutschen Gästen innerhalb Deutschlands) rechtlich nicht mehr verpflichtend ist, entscheiden sich viele Gastgeber bewusst trotzdem dafür. Der Grund: Sicherheit und Klarheit: Airbnb verifiziert zwar Nutzerkonten, das bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass die buchende Person auch selbst anreist. Namen können auf Airbnb geändert werden, Ausweise liegen dem Gastgeber nicht vor, und bei Verstößen oder Schäden fehlt oft eine direkte, belastbare Identifikation.

Durch einen eigenen Check-in- und Verifizierungsprozess schaffen Gastgeber Transparenz, reduzieren Risiken (z. B. unerlaubte Drittbelegung, Partys oder Betrug) und behalten die Kontrolle darüber, wer sich tatsächlich in der Unterkunft aufhält.

Zahlungen & Kaution / Damage Waiver:

‍Neben dem Check-in unterstützt ChargeAutomation die Automatisierung von Zahlungen (z. B. Anzahlung/Restzahlung) sowie Prozesse rund um Security Deposit Management bzw. alternative Modelle wie Damage Waiver – abhängig davon, wie ihr eure Zahlungs- und Absicherungslogik gestalten möchtet.

Upsells & Zusatzerlöse:

‍Ein weiterer und immer relevanterer Bestandteil sind Upsells, die direkt im Flow angeboten werden können. Typische Beispiele sind Early Check-in, Late Check-out, Parkplatz, Baby-Equipment oder saisonale Add-ons. Dadurch lassen sich Zusatzleistungen nicht nur “irgendwo im Guidebook” platzieren, sondern an einem Punkt, an dem Gäste ohnehin aktiv sind (Pre-Arrival-Prozess).

Gästeportal & Guidebook:

‍ChargeAutomation bietet außerdem ein digitales Gästeportal/Guidebook, in dem Informationen zur Unterkunft, Anreise, WLAN, Hausregeln oder Empfehlungen gebündelt werden können. Damit kann ein Teil der wiederkehrenden Fragen reduziert und die Kommunikation strukturierter gestaltet werden.

Hinweis für Gastgeber, die Kurtaxe abgeben müssen:

ChargeAutomation ist ein sehr leistungsstarkes Tool für den Check-in-, Daten- und Payment-Flow und erlaubt es Gastgebern, Gästedaten, Abgaben und Logiken sehr flexibel abzubilden (z. B. Differenzierung nach Erwachsenen/Kindern, Aufenthaltsdauer oder Zweck).

In vielen Fällen reicht diese Flexibilität bereits aus, um deutsche Anforderungen rund um Kurtaxe und Gästedaten sauber abzudecken.

Bei sehr spezifischen kommunalen Sonderfällen oder wenn direkte behördliche Schnittstellen zwingend erforderlich sind, empfehlen wir dir vorher mit Nick, dem Ansprechpartner von ChargeAutomation, direkt in Kontakt zu treten. Er schaut sich dann eure individuelle Situation einmal an. Seinen Kontakt findest du innerhalb der Community.

‍

Fazit

ChargeAutomation ist ein extrem praktisches Tool, wenn du:

• deinen Check-in-Prozess standardisieren willst
• Dokumente & Signaturen sauber einsammeln willst
• Upsells nicht nur „anbieten“, sondern wirklich verkaufen willst
• und dabei so wenig wie möglich manuell koordinieren möchtest

In der HostCircle-Community gibt es einen Mini-Kurs zu ChargeAutomation (praxisnaher Einstieg & Setup-Logik). Zusätzlich ist Nick Rennie (ChargeAutomation) als Mitglied in der Community. Ihr könnt also direkt “an der Quelle” Fragen stellen und euch austauschen.