xHeron

Was ist xHeron und wofür wird es eingesetzt?

xHeron positioniert sich als externer „Guest Operator“ für Short-Term-Rentals. Der Service richtet sich an Gastgeber und Betreiber, die operative Aufgaben rund um Gästekommunikation und Tagesgeschäft teilweise oder weitgehend auslagern möchten. Der Fokus liegt dabei nicht nur auf der Kommunikation über Telefon und Nachrichten, sondern auf der strukturierten Übernahme operativer Prozesse entlang des gesamten Gästeaufenthalts.

Ziel von xHeron ist es, Gastgeber spürbar zu entlasten und gleichzeitig eine konsistente Guest Experience sicherzustellen – unabhängig von Tageszeit, Auslastung oder Teamgröße.

Welche Aufgaben übernimmt xHeron konkret?

xHeron deckt mehrere operative Bereiche ab, die im laufenden Betrieb von Ferienunterkünften regelmäßig anfallen:

Gästekommunikation

Der Gästeservice erfolgt proaktiv, eigenständig und im definierten Brand-Tone des Gastgebers. Dazu gehören Telefonservice, Nachrichten und E-Mails – je nach gewähltem Paket auch rund um die Uhr.

Buchungs- und Anfragehandling

Anfragen, Buchungsdetails sowie laufende Kommunikation vor, während und nach dem Aufenthalt werden zentral betreut. Ziel ist es, den Gästen durch eine schnelle, proaktive und professionelle Kommunikation eine herausragende Guest Experience zu schaffen und Gastgeber spürbar zu entlasten.

Teamkoordination und Workflows

xHeron fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Gastgeber, Housekeeping, Instandhaltung und weiteren Dienstleistern. Eines der Hauptmerkmale ist es, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit, strukturiert an die richtige Person weiterzugeben – inklusive Kontext und klarer Zuständigkeiten.

Ticketing und Customer Interface

Über ein eigenes Interface erhalten Gastgeber Einblick in laufende Vorgänge. Tickets, Aufgaben und Status lassen sich nachvollziehen, was Transparenz und Kontrolle trotz Auslagerung ermöglichen soll. Mit Hilfe des Interfaces können. Mit Hilfe des Interfaces größere Teams auch ihre internen Operations effizienter und strukturierter durchführen.

Wie unterscheidet sich xHeron von klassischer Gästekommunikation?

Im Unterschied zu reinen Chat- oder Callcenter-Lösungen versteht sich xHeron nicht nur als Kommunikationsdienstleister. Der „Guest Operator“-Ansatz kombiniert:

• operative Entscheidungsfähigkeit
• Apartment-Datenbank, die sich fortlaufend verbessert
• Prozess-Datenbank, die Prozesssicherheit und individuelle Leistungsumfänge ermöglicht
• aktive Koordination externer Beteiligter

Dadurch übernimmt xHeron einen Großteil der operativen Last im Tagesgeschäft und agiert näher am Betrieb als klassische Support-Services.

Für welche Gastgeber ist xHeron gedacht?

xHeron richtet sich insbesondere an:

• Gastgeber mit mehreren Einheiten
• Betreiber, die kein eigenes 24/7-Gästeservice-Team aufbauen möchten
• Teams, die wachsen und skalierbare Prozesse benötigen
• Gastgeber unterhalb einer Größe, bei der sich eigene Vollzeitkräfte wirtschaftlich lohnen

Laut Website lohnt sich der externe Ansatz insbesondere bei Portfolios mit einer Größe von 10–75 Apartments, da Fixkosten für eigenes Personal vermieden werden können. Aber auch bei größeren Portfolios kann xHeron auf individuelle Ansprüche eingehen und das gesamte Team spürbar entlasten.

Module, Erweiterungen und Individualisierung

Neben den Basispaketen bietet xHeron zusätzliche Specialist-Bundles und Skill-Ups, die monatlich ergänzt werden können. Die Skill-Ups können hierbei als zusätzliche Workflows angesehen werden. Dazu zählen unter anderem:

• Rechnungs- und Zahlungsabwicklung
• Upsell- und Zusatzleistungskoordination
• Notfall- und Eskalationsmanagement
• Review- und Bewertungsmanagement
• Gästeverifizierung

Diese modulare Struktur ermöglicht es Gastgebern, den Leistungsumfang schrittweise an den eigenen Bedarf anzupassen.

Onboarding und technische Integration

Das Onboarding ist in mehrere Phasen gegliedert:

1. Leistungsdefinition und Produktauswahl
2. Technische Integration (z. B. PMS-Anbindung, Datenübernahme)
3. Definition von Workflows und Go-Live

Der zeitliche Rahmen variiert je nach Setup, erfolgt jedoch in der Regel innerhalb weniger Tage.

Zusammengefasst: Welchen Mehrwert bietet xHeron?

xHeron bietet Gastgebern die Möglichkeit, operative Aufgaben strukturiert auszulagern, ohne vollständig die Kontrolle abzugeben. Der Service kombiniert Gästekommunikation, Koordination und Prozessmanagement und richtet sich an Betreiber, die Effizienz, Skalierbarkeit und Transparenz im Tagesgeschäft verbessern möchten.

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